PARA LA EMPRESA COMERCIAL YA ESTABLECIDA

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            Breve definición de algunas terminologías y técnicas comerciales en las cuales el empresario se debe apoyar para impulsar el desarrollo de su empresa.

ASESORAMIENTO COMERCIAL

         Marketing.

            Gestión de Personal.

            Merchandise.

            Packaging

            Atención al cliente.

Las Compras que están pagas, mándalas al Contador, las otras todavía NO.

Para muchos empresarios la computadora es un cuco.

            Como simplifico tareas repetitivas.

            Como comenzar en informatizar mi empresa, pasar del lápiz y papel al PC.

            Como llegar a controlar aquello que hoy no puedo, como por ejemplo: el Stock.

Como llegar a inventariar el Stock, sin necesidad de parar el negocio.

 

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Marketing.

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En la actualidad el Marketing es indispensable para cualquier empresa que desee sobrevivir en un mundo tan competitivo como el nuestro. Entonces, como el Marketing moderno nos afecta a todos (consumidores y empresarios), es necesario estudiarlo.

 

 ¿ QUÉ ES EL MARKETING?

 

Es algo nuevo y viejo a la vez. Sus orígenes se remontan al comercio entre los pueblos antiguos. Pero fue recién en la década de los 70’s en que se dio una formalización real y sistemática que le proporcionó carácter de ciencia experimental.

 

La definición de Marketing más extendida nos dice que es el Estudio o Investigación de la forma de satisfacer mejor las necesidades de un grupo social a través del intercambio con beneficio para la supervivencia de la empresa.

 

ANÁLISIS ESTRUCTURAL DEL CONCEPTO DE MARKETING

 

Satisfacer necesidades

Intercambio con beneficio

 

Si un empresario se enfoca en la segunda parte (intercambio con beneficio), tal vez tendrá suerte al principio pero al poco tiempo, el producto morirá porque los consumidores buscarán otros satisfactores con mejor calidad y precio.

Si un empresario se enfoca en satisfacer necesidades, el producto también morirá por inviabilidad material, es decir, no se puede fabricar un producto que satisfaga todas las necesidades, y de una forma completa, además que la empresa morirá porque no tendrá beneficios, o estos serán insuficientes para la permanencia de la empresa a mediano y/o largo plazo.

Estas reflexiones nos indican que hay que lograr un balance entre estas dos ideas básicas del Marketing, pero, ¿ satisfacer necesidades y deseos de quién? La respuesta es el consumidor, el cual es el gran objetivo del Marketing.

 

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     Gestión de personal:

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Una buena gestión de personal, deriva en el logro de la “satisfacción del cliente”

 

Buscar la satisfacción del cliente implica buscar la satisfacción del trabajador.

La primera no se puede alcanzar si la segunda no se materializa antes.

Entonces nos preguntamos: “¿quién es más importante el cliente o el trabajador?” Difícil de responder.

La importancia de uno supone la importancia del otro. Por lo tanto, si para la empresa el cliente es importante, también debemos asumir que el trabajador también lo es, entonces debemos concebir y tratar a nuestros empleados como “clientes internos”.

Muchos empresarios agotan energías insistiendo en la importancia de “satisfacer al cliente” con mejores servicios, y por otro lado hacen poco por satisfacer al trabajador, consiguiendo “clientes y trabajadores insatisfechos”

Los empresarios o personas responsables de la Gestión de Personal deben diseñar e implementar los procesos técnicos que favorezcan el desarrollo y la satisfacción del trabajador; lo que redundará en la satisfacción del cliente.

En todo mercado, en toda actividad, la competencia cada día se acentúa, y la lucha por posicionarse en el mercado exige innovación en la búsqueda de nuevas estrategias para lograr la satisfacción del cliente. Frente a esa situación, las empresas deben aprovechar todas las fortalezas que factor humano le pueda proporcionar, es el valor que ha asumido la Gestión del Personal en la empresa moderna.

La Gestión de Personal debe significar el diseño de estrategias encaminadas a desarrollar y aprovechar el potencial de los trabajadores. Encontrar en ellos el conocimiento, la habilidad y la actitud, para lograr que las cosas cambien positivamente en la búsqueda de los objetivos.

Si el empresario o el encargado de RRHH no logra este objetivo, el trabajador insatisfecho tendrá bajo desempeño, destinará gran parte de su tiempo en criticar a la empresa. De esta manera nuestra empresa estará en desventaja frente a la competencia.

El empresario o encargado responsable de la Gestión de Personal deben preguntarse: ¿ofrecemos a nuestros empleados lo necesario para que satisfagan sus necesidades? Si la respuesta es negativa no podemos pretender entonces “la actitud en el trabajador”. Una Vez encontrada la forma de revertirlo,  debo aprovechar el conocimiento y la información dada por la experiencia con la que cuenta el trabajador, para convertirla en potencialidad de la empresa.

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            EL MERCHANDISING         

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sinónimo en la un producto  sea sinónimo de éxito en la venta

Es lograr que una  imagen conlleve a aumentar la venta de un producto.

Es aplicar el marketing en el puesto de venta.

Es la promoción de productos en el puesto de venta.

Cuántas veces al entrar en un comercio, una imagen del producto que se vende solo, te reciben con una sonrisa,  te atienden de una forma que quedas impactado,  con una completa explicación y promoción de lo que allí se ofrece. Es muy común ver en algunas grandes cadenas de supermercados ver degustación de un producto ofrecido por una hermosa mujer  constituyéndose en lo llamaríamos  la promoción  de productos  en un punto de venta.

 Se puede definir el Merchandising, como aquélla actividad que se realiza en los establecimientos de comercio, basada en acciones de promoción sobre el conjunto de productos que allí se venden, con el fin de optimizar el espacio de venta, o resumiendo, todas las acciones de marketing realizadas en un punto de venta.

 Se puede decir que el marketing crea demanda de productos a través de publicidad y promociones empujando al cliente hacia el punto de venta, mientras que el Merchandising empuja al consumidor en el punto de venta.

Es la técnica aplicada con el objetivo de aumentar las ventas, y hacer que el conocer el producto, para mejorar su participación en el mercado.

ELEMENTOS que juegan en la decisión del cliente

Es de suma importancia la higiene del local, la decoración, iluminación, seguridad, espacio adecuado para transitar y recorrer las instalaciones, carritos de fácil manejo, personal capacitado para asesorar, los productos deben tener información, de garantía, la fecha de vencimiento, precio acorde al mercado, de fácil accesibilidad; Si el objetivo que perseguimos es crear en el cliente la confianza y el hábito de compra.

Si reunimos todos estos elementos que hacen al Merchandising, y además le sumamos buena atención es seguro que nuestras ventas se verán incrementadas y obtendremos clientes satisfechos, con el deseo de volver.

Elementos a no olvidar: el puesto de venta tiene que estar en excelente estado de higiene, bien decorado, iluminado, seguro, con buen espacio para transitar, personal capacitado para dar buena información, los productos bien presentados, ordenados, con precios adecuados al mercado, con buena información de uso, fecha de vencimiento, garantía, en lugar accesible

Debemos hacer que los establecimientos de venta de productos, ofrezcan al cliente la satisfacción de volver.

 

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            Packaging

 

 

 

 

 El Packaging, no es solo un envase

 

 

Logo,  diseño del envase, colores, calidad y forma de los materiales utilizados, hacen que los clientes escojan nuestro producto. Una correcta presentación colaborará en lograr el objetivo de  aumentar las ventas.

Las técnicas de packaging aplicadas deben construir una imagen acorde con nuestra compañía y con nuestra marca, ya que éste representa y muestra la personalidad corporativa. La imagen que nuestra empresa ha mostrado en nuestro accionar debe ser tomada de modelo para que sea reflejada  en el packaging.

La atomización de aquellas grandes empresas, en muchas pequeñas y medianas empresas, han hecho que cada vez haya más variedad de un mismo producto, y el arte de persuadir al consumidor a que al momento de su compra se interese por el nuestro, es en primera instancia por su apariencia, un buen diseño es un valor agregado a nuestra marca.

Atender esta técnica a la hora de poner nuestro producto en el mercado, ayudará a posicionarlo en el mercado.

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         Atención al cliente

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En el pensamiento del empresario está bien claro que: "nuestros clientes son la base de nuestro crecimiento y son ellos quienes nos impulsan a seguir adelante" por lo tanto queremos conservarlos, hacerlos volver y que en cada visita que realicen a nuestra empresa se vayan satisfechos.

Hasta no hace mucho tiempo se pensaba que la satisfacción del cliente estaba reflejada en si le habíamos vendido algo, hoy creemos que  el cliente se retira satisfecho si fue bien atendido, si se sintió a gusto, si fue bien informado aunque no haya comprado, lo importante es que quede establecido el vínculo y desee volver a nuestra empresa, porque hoy la mayoría de los clientes de nuestro país compra si realmente tiene la necesidad de comprar. La necesidad no podemos creársela, pero si la confianza, para que cuando tenga la necesidad nos elija. Para ello debemos enfocar esfuerzos en informarnos, tener un contacto con el cliente, asesorarlo darle la más amplia información del producto, conocer sus necesidades, obtener de los datos de cómo ubicarlo nuevamente,  para contactarlo telefónicamente, consultarlo sobre el resultado luego de haber probado nuestro producto o de haber recibido nuestro servicio. Para ello debemos plantearnos una estrategia de cómo saber quienes son nuestros clientes, que desean recibir de nuestra empresa, que es lo que nuestra empresa le está brindando, que debemos hacer para lograr altos estándares de calidad en el servicio al cliente.

Hay frases conocidas como “solo hay una forma de satisfacer al cliente y es dándole más de lo que espera” La forma de lograr esto es conociendo al cliente, conocer sus necesidades y deseos.

El cliente espera de nosotros buena atención, y de eso depende que quiera volver, por lo tanto es imprescindible no fallar, porque un error es muy difícil de subsanar, pues fallar en algo es fallar en todo. La presentación del producto, el plazo de entrega, que el producto que entregamos sea igual al que le ofrecimos, el empaque, la garantía, la información pos venta, etc. Todos estos puntos deben ser totalmente positivos, porque hacen a la satisfacción del cliente, y un cliente satisfecho es nuestra mejor promoción.

El empresario o encargado de personal, debe necesariamente detectar si un empleado se siente insatisfecho, porque ello generará clientes insatisfechos, nuestros empleados debemos considerarlos como que son el primer cliente enfocando las políticas de recursos humanos en el mismo sentido que nuestras estrategias de marketing.

Debemos tener en cuenta que aunque pensemos que se hayan alcanzado las metas propuestas de servicio y satisfacción del cliente, igual siempre es necesario plantearse nuevos objetivos, para poder mantener y mejorar el sitial de nuestra empresa en el mercado.

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Las Compras que están pagas, mándalas al Contador las otras todavía NO.

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            Esto es muy común en las pequeñas y medianas empresas, donde aún no hay sistemas informáticos instalados para la administración comercial. El empresario se siente más seguro al momento de tener que liquidar con un proveedor, porque archiva en carpetas separadas lo que está pago de lo que no lo está.

Ocurre que muchas de esas facturas llegan al estudio contable fuera del mes que se está liquidando, por consiguiente ese mes no son tomadas en cuenta para la liquidación del IVA, como tampoco si listamos un informe de compras del mes, o un listado de Acreedores del mes.  Más aún si el defasaje de mes es entre un ejercicio y otro, allí no nos dan las cuentas de Acreedores, ni tampoco son consideradas en el Stock, en si es un vicio que puede solucionarse de dos formas.

La primera es: Sin cambiarle la costumbre al empresario de su forma de archivo, llegado el fin de mes, sustituir las facturas no pagas por su fotocopia, y enviar el original al Estudio Contable, (el Estudio Contable solo procesará documentos originales para que no haya confusión.)

La segunda forma de solucionar es utilizando un sistema informático donde procesar las Compras, y ya no serán necesarias las facturas, sino que la cuenta el empresario las mira en la pantalla, inclusive la base de datos podrá ser enviada (por Internet o disquete) al estudio contable, sin necesidad de mover documentación.

Utilizando cualquiera de estos dos métodos, se evitan los defasajes de cuentas, y la liquidación de los impuestos será la correcta.

 

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Para muchos empresarios la computadora es un cuco.

LA COMPUTADORA EN LA ACTUALIDAD.

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Actualmente la computadora es algo tan normal, que se ve en comercios, cybers, colegios, club deportivos, mutualistas, oficinas públicas, bancos, financieras, casas de familia etc. Es tan común porque han sucedido dos fenómenos que se han complementado para aumentar más su uso, y es que en la medida que se iba conociendo las posibilidades que ella ofrecía por otro lado su precio día a día bajaba haciéndose cada vez más accesible. En muchas casas de familia hoy la usan para jugar, chatear o enviar un e-mail, y en otras tantos lugares se usan para eliminar con una simple aplicación muchas tareas repetitivas que un empresario realiza en el día a día. Hace unas décadas atrás, era impensable creer que para cambiar de canal una TV, ya no sería necesario tener que pararse del sillón, o que de un lavarropa podías sacar la ropa casi seca. Hoy disfrutamos de esos avances, y si pensamos en el control del TV lo que tenemos son una serie de botones que cumplen una función específica como por ejemplo volumen, selección de canal, subir, bajar, brillo, color etc. , cada tecla está programada para cumplir una determinada operación. Lo mismo es una computadora con un programa para que cumpla la función que necesitamos, como por ejemplo realizar una venta, y hasta más fácil aún que un control de TV, porque con solo hacer clic con el ratón en la pantalla encima de la palabra Venta, ya está.

Quiere decir que nos va a permitir optimizar nuestras labores, las personas que se van animando a usarlas pronto se adaptan a su manejo, no se necesita realizar cursos extensos, sino tener un buen programa que nos lleve a lo que necesitamos.

Pienso que el tener una computadora, no es un capricho o un lujo, sino una necesidad, y es que desde la comodidad de la  casa o empresa podemos realizar pedidos, registrar compras, vender, controlar stock, llevar el saldo de las cuentas corrientes con nuestros proveedores o deudores, con el Banco, tener los datos de nuestros clientes, o proveedores, realizar las facturas de ventas, conectarnos por Internet, hacer reservaciones de entradas a eventos recreativos, así como instalar un software y aprender algún idioma o sustituir el teléfono por el correo electrónico para minimizar costos y tiempo.

Al principio, cuando nos sentamos por primera vez frente a la computadora, percibimos cierto miedo de usarla ya que no tenemos el conocimiento básico, inclusive ni sabemos encenderla y de cierta manera nos sentimos inútiles, sin embargo, con el tiempo nos hacemos conocedores e inconscientemente sabemos las teclas que necesitamos para que nuestras actividades se vuelvan mas ágiles.

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            Como simplifico tareas repetitivas.   

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Diariamente el empresario realiza rutinariamente las mismas tareas, y éstas se podría decir que en el 90% están localizadas en el área de  la administración. Es muy común ver a un empresario ir hasta el depósito a controlar cuales productos le pueda faltar, ver que dinero en cambio dejó en la caja para iniciar el día, anotar el horario de llegada y salida de los empleados, ver cheques a cubrir, archivar separadas las compras de Crédito pagas de las no pagas,  y así podemos nombrar una cantidad de tareas que le quitan tiempo, y que en un mercado competitivo como el de hoy, el empresario no puede darse el lujo de desperdiciar.

La forma de simplificar o eliminar las tareas repetitivas, es informatizando la empresa.

Esto no solo liberará al empresario de muchas de las nombradas tareas sino que le dará seguridad, mayor y más rápida información, y más posibilidades de control.

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            Como comenzar en informatizar mi empresa, pasar del lápiz y papel al PC.

 

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Lo primero es asesorarse con su Contador o Estudio Contable, porque es muy probable que ellos  tengan conocimiento en la materia, ya que hoy prácticamente no existe un estudio contable que no tenga un sistema de Contabilidad y Gestión instalado en su oficina. Ellos le llevarán a la persona que le asesorará en cuanto a las distintas opciones de software  que hay aplicables a su empresa. Distintos programas de gestión comercial, Compras, ventas, pedidos, etc. Y administrativas, como control de horarios, bancos, acreedores, deudores etc.

 

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            Como llegar a controlar aquello que hoy no puedo, como por ejemplo: el Stock.

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Si la empresa es nueva y decide informatizarse desde el comienzo, con un programa comercial con control de Stock, donde pueda registrar las compras, y sus ventas detalladas por artículos, ya tiene solucionado el tema. Existen distintos programas que le permitirán ciertos grados de conveniencia, como por ejemplo poder tener la información de stock mínimo deseado, para no quedar con el riesgo de faltante del producto, y tener la información también de cuanto debo reponer para hacer que mi inversión sea eficaz. (No comprar más de la que probablemente vaya a vender), que se confeccione automáticamente el pedido e inclusive que se envíe por correo electrónico previa confirmación, y mucho más.

Si la empresa ya está en actividad y tiene en su depósito y local  mercaderías, solo hay que seguir un procedimiento para lograr el control de Stock. Primero debemos organizar bien las mercaderías, en el depósito las cajas, fundas  o gruesas cerradas, y en estanterías o local de venta las unidades sueltas. (Es imprescindible ser ordenado), no es necesario cerrar o parar la actividad en ningún momento. Para explicar el procedimiento utilizaremos como ejemplo como que la empresa utilizará el programa que nuestro Estudio Contable le ofrece a sus clientes (el programa está separado por módulos Proveedores, Artículos, Compras, Clientes, Ventas, Stock, Acreedores, Deudores, Caja, Bancos etc.)

Entonces Ud. deberá ingresar los Proveedores en el módulo proveedores (Nombre, dirección, teléfono, etc.); deberá ingresar los Artículos en el módulo Artículos (Línea, Nombre, gramos, etc). Si Ud. ya quiere comenzar a facturar ventas, conviene entonces ingresar en Artículos (el precio de costo sí lo sabe, o directamente el precio de venta). Si Ud. sigue atentamente nuestra explicación habrá notado que en ningún momento le dijimos que hay que ingresar el dato cantidad de unidades del artículo, esto es para el final.

Prosiguiendo, Ud. podrá comenzar a Facturar venta porque en el código del programa le ordenaremos que no deje de Facturar Venta si la cantidad de unidades que tiene el PC es cero. Para comenzar a vender podrá primero ingresar los datos de los clientes (Nombre, dirección, teléfono, ruc.  etc.) o hacerlo en el momento de la venta.

 Ingresando compras, y bajando ventas, hasta el momento el stock de un artículo que hayamos vendido más de lo que compramos, nos puede dar cantidad de unidades negativas.

Quiere decir que ahora si estamos preparados para comenzar a contar unidades por artículo, entonces sin necesidad de parar el negocio, pero en forma ordenada comenzamos a contar de cada artículo la cantidad de unidades, la comparamos con el dato de dice el PC, y mediante una opción del programa se ajusta la diferencia en más o en menos, dejando el dato correcto de unidades y ese artículo ya quedará marcado como inventariado, (y éste cuando llegue a existencia mínima deseada, advertirá su conveniencia de reposición), y así se debe seguir con el resto de los artículos hasta completarlos todos.

Ahora si Ud. podrá decir que el Stock lo tiene controlado.

 

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Como llegar a inventariar el Stock, sin necesidad de parar el negocio.

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Antiguamente era muy común ver en los comercios un cartel en la puerta “cerrado por balance”, inclusive algunas empresas estaban una semana inventariando mercaderías. Hoy eso ya no se ve, no es necesario parar la actividad comercial,  porque con un depósito ordenado, estanterías numeradas, y un buen programa de stock, Ud. En la fecha de balance solicita la información al PC, y éste le emite el listado de existencia, cantidad de unidades, detalle, importe valuado al sistema elegido, y antes o después de la fecha se controla la existencia física para ver si coincide con la del PC.

Ud. Dirá pero para contar la existencia y comparar con la cantidad de mercaderías que tengo en el depósito y local  no me da el tiempo para hacerlo el mismo día. Y le respondemos que no necesariamente tiene que terminarlo el mismo día, porque el programa del PC va ingresando las compras, las devoluciones y la mercadería recibida con remitos, por otra parte va restando las ventas, nuestras devoluciones y envíos por remitos, y al momento que terminamos de contar un artículo determinado, solicitamos saldo al PC de ese artículo y si coinciden, quiere decir que también coincidía el saldo emitido el día del corte.  Si no coincidiera, por faltante, también faltaba el día del corte, (se hace el asiento de ajuste, registrando en el PC la faltante y el saldo queda ajustado).

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